Een collega komt aan je bureau met een Excel document met daarin de openingstijden van het zwembad. Met de vraag of je dit document even op de website wilt zetten. Wanneer je aangeeft dat je dit document zo niet kan plaatsen, omdat het geen PDF-document is, loopt je collega naar de kopieermachine. Een paar minuten later ontvang je een PDF met de ingescande openingstijden. Eigenlijk is dit gewoon een afbeelding. Je collega is zich er niet van bewust dat dit geen toegankelijk PDF-document is en dat je dit dus ook niet kunt plaatsen.

Veel webredacteuren zullen bovenstaande situatie wel herkennen. Toch? Hoe zorg je ervoor dat iedereen binnen de organisatie, van bestuur tot aan je directe collega’s, zich bewust is van de wetgeving op digitale toegankelijkheid? Hoe zorg je ervoor dat er draagvlak voor is en dat je collega’s het weten toe te passen? We vroegen het een aantal van onze klanten!

Klaas Dolman van de gemeente Gorinchem geeft de volgende stappen voor een top-down aanpak:

Stap 1: Zorg voor draagkracht hoog in de organisatie

Om bewustwording te creëren in de organisatie is het essentieel dat er bestuurlijke draagkracht voor is het onderwerp. Klaas: “ Als je het bestuur niet mee hebt op dit thema, is het een roep in de woestijn.’' De raad heeft een belangrijke taak om dit onderwerp op de agenda te zetten. Maak er vervolgens een project of programma van in je organisatie en bepaal de impact.

Stap 2: Neem digitale toegankelijkheid mee in beleid

Leg vast hoe je al organisatie wil omgaan met digitale toegankelijkheid. Dit kan zijn in een visie op dienstverlening of communicatie. Vertaal deze visie vervolgens naar een concreet beleidsplan om de visie na te streven.

Stap 3: Zorg voor kennisdeling van ambassadeurs

Als kennis om toegankelijke documenten te maken ontbreekt bij medewerkers, is het noodzakelijk ze hierin te trainen. Communicatie hierover moet zowel bottom up als top down gebeuren in de organisatie. Het beleid moet ervoor zorgen dat er meer kennis in de organisatie komt, doordat hier bijvoorbeeld ook trainingen aan gewijd kunnen worden. Daarnaast is het belangrijk dat alle webredacteuren de juiste kennis hebben. Zo kunnen zij anderen erop aanspreken en bewaken dat er alleen toegankelijke content en documenten op de website wordt geplaatst. Zij zijn als het ware de ambassadeurs.

Ook Melvin Claessen van de gemeente Heeze-Leende geeft aan dat het belangrijk is dat de webredactie een controlerende rol heeft. Zij geven aan wat wel en niet op de website geplaatst mag worden en fungeren hier als poortwachter. Het blijkt lastig om dit te doen zonder meteen alle bijkomende werkzaamheden in je schoenen geschoven te krijgen.

Stap 4: Bepaal impact en breng je beheer op orde

Maak een inventarisatie van alle pagina’s en PDF-documenten op je hoofdwebsite. Breng deze site op orde, door te bepalen welke documenten je nog toegankelijk wilt maken. Het is ondoenlijk om alles uit het verleden te laten voldoen. Gebruik webanalyse tools om je keuzes te maken. Wordt een pagina of PDF niet of nauwelijks gebruikt? Overweeg dan het document te verwijderen. Siteimprove is een tool die je veel informatie geeft over de toegankelijkheid van pagina’s en PDF-documenten. Is je gemeentelijke website op orde? Ga dan verder met eventuele subsites of andere websites die door de gemeente beheerd worden. Dit klinkt allemaal logisch, maar vergis je niet. De praktijk is weerbarstiger dan de theorie. Het grootste punt is bewustwording en documenten die worden aangeleverd.

Lijkt het je interessant om te sparren met webcollega's van andere gemeenten? Ga dan naar ons SIM Social Intranet, de community waar we ervaringen delen, en kom in contact! 

Kijk voor meer tips ook op: https://www.digitoegankelijk.nl/onderwerpen/stappenplan-toegankelijkheid

Hulp nodig bij het toegankelijk maken van PDF-documenten?

Of wil je meer informatie over Siteimprove?

Laat dan hieronder je gegevens achter en één van onze consultants vertelt je graag de mogelijkheden.