Online dienstverlening, Lokale overheid, KCC

De website van jouw organisatie is zojuist gelanceerd. Yes! Een trots moment. Iets waar jij samen met je andere collega's van het webteam hard voor hebt gewerkt. En nu? Je zou bijna denken dat je nu helemaal klaar bent. Maar hiermee is de eerste stap pas gezet. 

Bij SIM geloven we erin dat enkel een nieuwe website aanleveren niet voldoende is om echt de volgende stap te maken met betrekking tot het verbeteren van de online dienstverlening. Een website is letterlijk een tooling die de handvaten biedt. Natuurlijk is dit belangrijk maar er komt veel meer bij kijken dan alleen de techniek.

Bij het waarborgen van een goede website is het minstens zo belangrijk om goed na te denken over de mensen en processen. Door deze 3 pijlers met elkaar te combineren kun je het maximale uit je website halen. Want wat betekent een nieuwe website voor het webteam? En wat voor gevolgen heeft dit voor andere afdelingen binnen de organisatie? 

Houd controle over de content op je website

patrick-perkins-350622-unsplashBij organisaties komt het vaak voor dat meerdere personen van verschillende afdelingen verantwoordelijk zijn voor de website.
Het is fijn om te weten dat meerdere mensen de website onder hun hoede hebben en je bijvoorbeeld als webmaster er niet alleen voor staat. Maar tegelijkertijd kan dit soms ook best lastig zijn. Hierdoor is er weinig tot geen regie over de website en kunnen taken langs elkaar heen lopen.

Hoe zorg je er nu voor dat alles goed stroomlijnt en dat je niet afhankelijk bent van andere collega's? Goede communicatie en een efficiënte verdeling van taken is hierbij erg belangrijk. Je kunt dit bijvoorbeeld doen door van iedere afdeling één iemand verantwoordelijk te stellen voor de website. Met deze verantwoordelijken plan je periodiek een meeting in, waarin jullie alle informatie voor op de website met elkaar bespreken en doorvoeren. Denk hierbij aan belangrijke formulieren, nieuwtjes, events, wijzigingen etc. Door dit goed af te stemmen met elkaar weet iedereen precies wat zijn/haar taken zijn en ben je samen verantwoordelijk.

Ben je met een klein webteam verantwoordelijk voor de website? En niet afhankelijk van andere afdelingen? Dan kan zo'n periodieke meeting alsnog waardevol zijn. Door met personen van andere afdelingen binnen de organisatie samen te werken biedt dit afwisseling voor de content op jouw website. Zo heb je interessante content van verschillende invalshoeken binnen de organisatie. Én wellicht levert het verdelen van werkzaamheden jullie webteam wel meer tijd op. Tijd dat je kan besteden aan andere prioriteiten. Klinkt als een win-win toch?  

Zoek aansluiting met het KCC

Het klantcontactcentrum wordt vaak vergeten in het proces bij het waarborgen van een goede website. Vaak zijn we niet helemaal bewust welke nieuwe inzichten zij kunnen bieden voor het webteam. Medewerkers van het KCC hebben elke dag direct contact met inwoners. Dé doelgroep van jouw website. Heb je er weleens aan gedacht om te onderzoeken welke vragen er op de afdeling het meest gesteld worden? Niet? Doen!tim-van-der-kuip-CPs2X8JYmS8-unsplash

Ook met deze afdeling is het handig om periodiek een afspraak in te plannen. Loop bijvoorbeeld samen de top 10 maandelijkse meldingen door en onderzoek of dit betrekking heeft op de content van je website. Het kan heel goed zijn dat een veel voorkomende melding verholpen kan worden door informatie op de website. 

Misschien is dit wel een pagina waarvan jij dacht dat deze goed vindbaar is voor inwoners en blijkt dit niet zo te zijn. Of wellicht mist er wel informatie op de website waardoor het KCC inwoners niet makkelijk kan doorverwijzen. Door zulke content aan te passen op de website heeft dit positief effect op zowel het webteam als het KCC.

Heb je aanpassingen gedaan op de website? Vergeet dan niet om dit door te geven. Zo is het KCC ten alle tijden op de hoogte van de juiste informatie. Zo zorg je ervoor dat je écht de verbinding maakt tussen het KCC, de website én inwoners. 

Lees ook:
- Kans voor verbinding tussen het klantcontactcentrum en de website
- Waardevolle deskresearch bij het analyseren van de website
- Breng jouw website in kaart met een visuele headmap

Werkzaamheden voor het waarborgen van een goede website in kaart brengen?

Ga aan de slag met jouw uren raming! 

Highlights:

  • Breng de werkzaamheden van jouw webteam in kaart
  • Onderzoek hoeveel uur je nodig hebt om de website zo goed mogelijk te waarborgen
  • Maak een prioriteiten ranking van de werkzaamheden 
  • Werk je bevindingen uit. Wat betekent dit voor het webteam? 

Download de urenraming